Dobrze zarządzana firma chce wiedzieć, czy dobrze wydaje pieniądze na szkolenia pracowników, czyli chce wiedzieć jakie jest ROI (Return on Investment), innymi słowy, jaka jest jej rentowność. To, co firmy często mierzą to jest tzw. satysfakcja uczestnika szkolenia mierzona za pomocą ankiety w ostatniej godzinie szkolenia.

Czy to jest wiarygodny sposób mierzenia ROI? Wygląda na to, że nie. Oczywiście bardzo ważne jest, aby pracownicy byli zadowoleni ze szkolenia, w którym wzięli udział, ale moje doświadczenie wskazuje, że pytania w tych ankietach akurat nie zawsze to mierzą, a czas wypełniania ankiety, czyli sam koniec szkolenia też nie jest zbyt fortunnie dobrany, bo wtedy wszyscy są już po prostu zmęczeni (dział HR wie jednak, że potem ponad połowa uczestników po prostu tych ankiet nie wypełni).

Jak podejść do tematu ROI? Może od wyjaśnienia, co to w ogóle jest. Wikipedia podaje, że ROI to stopa zwrotu z nakładów inwestycyjnych poniesionych na realizację danej inwestycji. Dla tych, którzy wolą wzory:

ROI = zysk netto / kapitał x 100%

A tak naprawdę chodzi o sprawdzenie, czy zyskamy więcej niż wydamy. Powstaje pytanie, jak to zmierzyć, bo zysk ze szkolenia to nie odsetki na lokacie bankowej. Zyskiem może być na przykład większa produktywność, wzrost wskaźnika zadowolenia klienta, mniejsza ilość wypadków w miejscu pracy. Dobrze, aby zysk nastąpił w obszarze, na którym firmie zależy, co najczęściej oznacza, że ROI musi być powiązany z potrzebami szkoleniowymi firmy.

Co należy uwzględnić po stronie wydatków analizując ROI szkolenia e-learningowego?

  • Koszty pracy. Ile osób i przez ile godzin będzie zaangażowane w projekt. Nawet jeśli szkolenie będzie w całości wykonane przez firmę zewnętrzną ktoś musi przekazać firmie materiały, skonsultować scenariusze, zaakceptować gotowe produkty, a to wszystko wymaga czasu, który kosztuje. Jeżeli będzie to projekt „z półki” to również potrzeba osób, które przejrzą dostępne na rynku produkty, wybiorą odpowiedni i zajmą się jego wdrożeniem. Ze szkoleniem wiążą się zwykle również koszty administracyjne, o których nie należy zapominać.
  • Upgrady techniczne. Przygotowując nowy program szkoleniowy trzeba sprawdzić, czy mamy odpowiednią infrastrukturę (sprzęt, oprogramowanie, licencje), czy będzie ona wymagała dofinansowania.
  • Przygotowanie treści. Jeżeli kupujemy produkt „z półki” to sprawa jest prosta (chyba, że trzeba dostosować go do potrzeb firmy). Jeżeli to produkt szyty na miarę, to trzeba wliczyć koszty eksperta, konsultacji wewnątrz firmy, przesyłania materiałów itp.

Co po stronie zysków?

  • Elastyczność rozwiązania. Pracownicy mogą realizować program szkoleniowy w dogodnym dla siebie czasie i miejscu. To podnosi prawdopodobieństwo ich pozytywnego nastawienia i faktyczne odbycie szkolenia (co można zmierzyć).
  • Dopasowanie rozwiązania. Jeżeli przygotowując e-learning połączyliśmy potrzeby pracowników z potrzebami firmy to wzrasta prawdopodobieństwo wykorzystania przez pracowników nabytych umiejętności i wiedzy natychmiast po wykonaniu szkolenia. To podnosi zaangażowanie pracowników (I to także można stosunkowo łatwo zmierzyć!).
  • Brak spadku produktywności w czasie szkolenia i związanych z tym kosztów. Ponieważ nie ma konieczności delegowania grup pracowników na szkolenia i opuszczania przez nich godzin pracy, nie ma kosztów związanych z zastępstwami, wolniejszym wykonywaniem zadań itd.
  • Wzrost produktywności po szkoleniu. Łatwo mierzalny parametr np., liczba obsługiwanych klientów, wartość transakcji, ilość wyprodukowanych elementów, zaangażowanie pracowników (np. dla szkoleń menedżerskich) itd.
  • Zindywidualizowane podejście. To nie tylko wybór czasu, miejsca i tempa szkolenia, ale również bezpośrednie zwracanie się do konkretnego pracownika, wybór swojego awatara itp. A to podnosi zaangażowanie i wspomaga uczenie się.
  • Brak kosztów okołoszkoleniowych. Wielka pozycja w budżecie przeznaczana na sale, catering, dojazdy itd.

Tak zbudowany ROI łatwo pokazuje, że e-learning to bardzo atrakcyjna i wartościowa forma szkolenia.

foto: jestrudo.pl

Karolina Krzywicka-Szpor

trener biznesu